Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) memiliki sistem tata kelola administrasi yang transparan dan tertib, salah satunya adalah pengelolaan Surat Menyurat Pimpinan. Daftar surat menyurat pimpinan mencatat segala korespondensi resmi yang dikeluarkan atau diterima oleh pimpinan universitas dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi kepemimpinan di lingkungan Undiksha.

Setiap surat yang dikeluarkan atau diterima oleh pimpinan universitas didokumentasikan dan diarsipkan dengan sistem yang tertib dan terstruktur. Pengarsipan dilakukan berdasarkan:

• Nomor Surat: Setiap surat diberi nomor unik untuk memudahkan identifikasi.
• Tanggal Surat: Menunjukkan waktu diterbitkannya surat untuk keperluan penelusuran.
• Jenis Surat: Surat dikelompokkan berdasarkan jenisnya, seperti SK, surat dinas, atau surat tugas.
• Pihak yang Terlibat: Surat disusun berdasarkan pihak yang berkorespondensi, baik internal maupun eksternal.

Daftar surat menyurat pimpinan Undiksha dikelola secara elektronik melalui Sistem Informasi Manajemen Persuratan yang memungkinkan pelacakan dan pencarian surat secara cepat dan efisien. Hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses daftar ini untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi.